Problemy z dokumentacją mogą zacząć się niepozornie. Wystarczy zaniedbać archiwum albo systematycznie unikać korzystania z niszczarki biurowej w nadziei, że może w końcu przyjdzie lepszy dzień na porządki albo zalegająca sterta papierów zniknie sama. Prawda jest taka, że oba scenariusze są mało realne. Im bardziej zaniedbujemy kwestie związane z porządkowaniem i niszczeniem dokumentacji, tym trudniej jest nam się za to zabrać. Jeśli brakuje nam należytych narzędzi do prawidłowego niszczenia lub nasza silna wola jest wciąż za słaba, jednym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być zatrudnienie firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty. Dla wielu przedsiębiorców w obecnych czasach jest to nie tylko wygodna opcja pozwalająca na sprawniejsze działanie biura, ale czasami także ostatnia deska ratunku.
Jak poradzić sobie ze zniszczeniem dużej ilości dokumentów?
Jeśli Twoje archiwum pęka w szwach albo ciężko Ci się odnaleźć w przestrzeni biurowej zasypanej stertami teczek i papierów, może to oznaczać, że najwyższa pora przejść do działania. Nawet jeśli posiadasz biurową infrastrukturę przystosowaną do niszczenia dokumentacji, może ona okazać się niewystarczająca w starciu z gromadzonymi przez lata dokumentami. W takim wypadku najlepiej zatrudnić firmę zewnętrzną zajmującą się niszczeniem dokumentów. Nie martw się! Usługa masowego niszczenia dokumentacji to sztandarowy produkt każdej firmy z tej branży. Pozwala w krótkim czasie pozbyć się całej zalegającej i przeznaczonej do utylizacji dokumentacji bez zbędnego angażowania własnych pracowników czy marnotrawienia środków. W krótkim czasie przywrócisz porządek w swoim archiwum lub zniszczysz dokumenty, których termin przechowywania wygasł. Wystarczy, że wskażesz, które dokumenty mają zostać zniszczone, a utylizacja odbędzie się zgodnie z wszelkimi normami bezpieczeństwa oraz w świetle prawa i obowiązujących przepisów.
Szafki na dokumenty – dobry sposób na gromadzenie niepotrzebnej dokumentacji?
Jeśli Twoja firma przetwarza duże ilości bieżącej dokumentacji, problem narastającej ilości papierów będzie się powtarzał, a zwłoka w ich utylizacji może znowu doprowadzić do sytuacji podbramkowej. Niszczenie dokumentów w niszczarce jest żmudnym i niewdzięcznym zajęciem, wprost proporcjonalnym do ilości papierów, które trzeba zniszczyć. Taka jest niestety smutna prawda, a to, że dokumenty należy niszczyć, nie ulega żadnej wątpliwości. Jak jednak obejść sam proces stania przy niszczarce albo kontrolowania swoich pracowników, czy aby na pewno niszczą dokumenty, a nie wyrzucają? Sprawa jest prosta, w tej kwestii możesz również zdać się na firmę profesjonalnie niszczącą dokumenty. Z myślą o zapobieganiu takim sytuacjom powstał system bezpiecznych szafek na dokumenty. Wystarczy, że wykupisz tę usługę, a w Twojej firmie zostaną zainstalowane szafki, do których będą trafiały dokumenty przeznaczone do zniszczenia. Od tej pory Twoi pracownicy nie będą tracić czasu na stanie przy niszczarkach – wystarczy, że niepotrzebne dokumenty będą wrzucać do szafek, zamiast do koszy na śmieci. Sposób łatwy, szybki i przyjemny dla wszystkich! Szafki RODO zostały zaprojektowane w taki sposób, aby chronić poufne informacje Twojego przedsiębiorstwa – to co raz trafi do szafki, nie opuści jej bez Twojej wiedzy (szafka jest zamykana i plombowana). Harmonogram opróżniania szafek możesz następnie ustalić z firmą zewnętrzną i problem bieżącej dokumentacji z głowy!
Systematyczność kluczem do sukcesu – usługa cyklicznego niszczenia dokumentów
Jak już wiesz, przy prowadzeniu jakiejkolwiek firmy częściowym kluczem do sukcesu, a przynajmniej kluczem do uniknięcia problemów, jest należyte obchodzenie się z dokumentacją. Jeśli posiadasz własną składnicę dokumentów, porządkuj ją systematycznie. Wprowadź wykaz akt, który powie Ci, jakie dokumenty przechowujesz i kiedy możesz je zutylizować. To ułatwienie, które na przyszłość pozwoli Ci uniknąć bałaganu i piętrzących się stert dokumentów, a w razie kontroli pozwoli na szybkie zlokalizowanie potrzebnej dokumentacji. Nie zapomnij o wprowadzeniu klucza, według którego będziesz porządkował i w przyszłości układał swoją dokumentację. Niszcz dokumenty na bieżąco przy pomocy niszczarki biurowej albo wymagaj tego od swoich pracowników – nie pozwól, aby dokumenty trafiały do kosza na śmieci! Szafka RODO to jeden z pomysłów na przechowywanie zbędnych papierów. Świetnym rozwiązaniem jest również zainwestowanie w cykliczne niszczenie dokumentów. Na czym to polega? Otóż wraz z wybranym przez siebie przedsiębiorstwem ustalasz grafik, według którego profesjonaliści z branży niszczenia dokumentów przyjeżdżają po Twoje akta, przewożą je do swojej niszczarni i tam utylizują. Co ważne, bardzo często nie musisz nawet w żaden sposób przygotowywać dokumentacji, możesz oddać ją w koszulkach, segregatorach itd. Dodatkowo nie zapominaj, że firmy outsourcingowe niszczą nie tylko dokumenty, ale także i elektroniczne nośniki danych. Możesz zatem przekazać je do utylizacji i mieć pewność, że zostały one zniszczone w sposób zgodny z obowiązującymi normami.
Źródło: Essi – Utylizacja dokumentów
